Das Thema Datenschutz lässt sich mit dem verwinkelten Keller eines alten Hauses vergleichen: Niemand will ihn aufräumen, aber jeder weiß, dass dort unten noch einige Kartei-Leichen warten.
Und ehe es sich das Unternehmen versieht, steckt es mitten in folgendem Szenario: Elf Jahre nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden flattert eine harmlos aussehende Anfrage nach Art. 15 DSGVO ins Haus.
Die Personalabteilung wühlt sich panisch durch Archive, E-Mail-Backups und alte SAP-Systeme – irgendwo müssten die Daten doch sein? (Kleiner Tipp: Wahrscheinlich liegen sie im virtuellen Keller unter „ALT/ganz_alt/dringend_aufräumen“).
Der Schreck sitzt tief – denn was mit einer harmlosen Anfrage beginnt, kann am Ende zu einem Desaster führen:
- Hohe Bußgelder
- Imageschäden
- Interne Unruhe
Nur Unternehmen, die ihre Daten im Griff haben, behalten in solchen Momenten einen kühlen Kopf und profitieren dabei sogar von schnelleren Systemen durch ein konsequentes Datenmanagement.
Kaum bekannt, aber in vielen Unternehmen längst an Bord: SAP ILM (Information Lifecycle Management). Dieses Tool automatisiert als unsichtbarer Superheld Datenschutzprozesse und entlastet SAP-Systeme – sofern es exakt konfiguriert wird.
Wer einmal verstanden hat, wie ILM funktioniert, merkt schnell: Jede gelöschte Altlast bringt nicht nur Rechtssicherheit – sondern auch Luft zum Atmen im System.
Doch SAP ILM ist nur dann ein echter Gamechanger, wenn es nicht nur existiert, sondern auch verstanden, aktiviert und gelebt wird – und genau hier beginnt die eigentliche Herausforderung.
Denn während über Datenschutz meist nur hinter vorgehaltener Hand gesprochen wird, gibt es Menschen im Unternehmen, die sich tagtäglich mit genau diesen Fragen beschäftigen. Meist im Hintergrund. Oft allein. Und immer mit dem Gefühl, zwischen Pflicht und Verantwortung zu stehen.
Zeit, ihnen zuzuhören.
