Montagmorgen, 9:06 Uhr.
PLING – eine neue Mail. Die Personalreferentin zieht den Kaffeebecher zu sich, klickt noch etwas widerwillig auf den Posteingang und überfliegt die Nachricht, die sich wie ein Einschreiben vom Ordnungsamt liest: höflich im Ton, aber mit unangenehmer Dringlichkeit:
„Im Rahmen einer internen Kontrolle bitten wir um Nachweise zu Ihren Löschprozessen gemäß DSGVO Art. 17. Bitte senden Sie uns eine Übersicht der aktuell gültigen Aufbewahrungsfristen sowie die letzten protokollierten Löschvorgänge.“
Früher hätte dieser Satz ausgereicht, um ein Unternehmen in den kollektiven Panikmodus zu versetzen:
Die Personalverantwortliche erstarrt wie ein Reh im Scheinwerferlicht. Die IT entwickelt plötzlich dringende Termine in Serverräumen ohne Handyempfang. In drei verschiedenen Büros beginnt gleichzeitig das große Kramen nach Excel-Tabellen von fragwürdigem Alter – ein digitales Archäologieprojekt ohne Karte, aber mit Zeitdruck.
Und irgendwo dazwischen sitzt der Datenschutzbeauftragte mit resigniertem Gesichtsausdruck auf einem Stapel aus Ordnern und murmelt: „Ich hab’s doch gesagt…“
Doch dieses Mal ist alles anders:
Der Datenschutzbeauftragte nimmt einen Schluck Kaffee und lächelt süffisant. Die Personalreferentin checkt ihren Kalender für den Vormittag – nichts muss verschoben werden. Der IT-Leiter öffnet das Ticketsystem und erstellt eine Standard-Anfrage.
Denn dieses Mal greift das System wie ein gut geschmiertes Uhrwerk: Das ILM liefert sauber dokumentiert, was gelöscht wurde, wann es gelöscht wurde und auf welcher Grundlage. Die Aufbewahrungsregeln sind nachvollziehbar hinterlegt wie ein gut sortiertes Rezeptbuch. Die Protokolle liegen revisionssicher archiviert vor. Und der Auditbericht ist abgeschlossen, bevor die Kaffeemaschine mit dem zweiten Brühvorgang des Tages fertig ist.
SAP ILM zeigt hier, was es kann – nicht als spektakuläres Frontend-Tool, sondern als stille Infrastruktur im Hintergrund.
Doch es geht bei ILM nicht allein um die Reaktion auf unliebsame Anfragen – es geht vor allem um Vorsprung! Unternehmen, die ILM clever einsetzen, gewinnen nicht nur an Sicherheit, sondern auch Klarheit, Vertrauen und Zeit.
