Es ist ein offenes Geheimnis: Datenschutz, IT und HR arbeiten jeden Tag mit denselben Daten – aber halt oft nicht mit denselben Zielen:
- Die IT will Systeme stabil und performant halten.
- Die Personalabteilung möchte möglichst unkompliziert und effizient arbeiten.
- Der Datenschutzbeauftragte? Wünscht sich sehnlichst, dass niemand Ärger bekommt!
Leider sprechen diese Abteilungen selten dieselbe Sprache.
Die IT erzählt mit leuchtenden Augen von „Backend-Processing“ und „Database-Sharding“, während die HR-Verantwortlichen mit glasigem Blick versuchen, das Wort „löschen“ aus dem Wortschwall zu extrahieren.
Der Datenschutzbeauftragte jongliert derweil mit „zweckgebundener Verarbeitung gemäß Erwägungsgrund 39“ und anderen DSGVO-Begriffen, die bei den anderen dieselbe Reaktion auslösen wie die Ankündigung einer Wurzelbehandlung – ohne Betäubung.
Das Ergebnis: Missverständnisse, Verzögerungen, Frust.
Jeder denkt: „Die anderen haben es verbockt.“
Niemand denkt: „Vielleicht fehlt uns einfach ein gemeinsamer Rahmen.“
Dabei wäre genau das der Schlüssel. SAP ILM kann diese Lücke schließen, Missverständnisse verhindern und IT, HR und Datenschutz auf gemeinsame Ziele einschwören.
Doch das funktioniert nicht mit einem Klick. Es braucht Abstimmung und ein Regelwerk. Wie ein WG-Putzplan, bei dem nicht nur steht, WER den Müll rausbringt, sondern auch WELCHEN Müll, WANN und WARUM.
Es braucht außerdem den Mut, unbequeme Fragen zu stellen:
- Brauchen wir das noch, oder kann das weg?
- Was passiert mit digitalen Personalakten ehemaliger Mitarbeitender?
- Wer übernimmt die Verantwortung, wenn etwas gelöscht wurde – oder eben nicht?
ILM funktioniert nur, wenn alle Beteiligten sich gesehen fühlen. Dann ist ILM kein Korsett, sondern ein tragfähiges Entlastungssystem – für Menschen, Prozesse und die IT-Infrastruktur.
Und dann ist er plötzlich da – der Ernstfall: Eine Datenschutzanfrage. Ein Audit. Oder der Anruf aus der Fachabteilung: „Könnt ihr bitte nachweisen, wann das gelöscht wurde?“
Jetzt beweist sich, ob das Konzept hält, was es verspricht!
