Zurück an Bord der MERIDIAN: Logbuchnotizen über eine Flotte ohne gemeinsames Fundament, ein wachsendes schwarzes Loch und eine Deadline, die ihren Namen diesmal wirklich verdient.
Ein Funkspruch auf Umwegen
Am späten Nachmittag geht auf dem Maschinendeck der MERIDIAN ein Hilferuf des Maschinenmeisters der KETHRA an Chefingenieur Morten ein. Zehn Minuten später stehen Varek und Maya drei Decks unter der Brücke in einer Halle voller Kühlleitungen, Kabelstränge und Wartungsstege. Es ist zehn Grad heißer als auf dem Kommandodeck, der Boden vibriert unter dem gleichmäßigen Dröhnen der Generatoren, und irgendwo zischt ein Ventil.
„Was ist passiert?“, fragt Varek.
„Seit einigen Stunden kann der Maschinenmeister der KETHRA die Steuerwerte seines Schutzschild-Generators nicht mehr korrigieren“, sagt Morten. „Ihm wurde die Berechtigung entzogen. In unserem neuen Rollenkatalog für die Flotte steht der Vorgang zwar drin, aber Captain Orrek hat ihm seine Rolle noch nicht zugewiesen. Der Maschinenmeister wollte direkt bei ihm nachfragen, aber Orrek war nicht erreichbar. Also hat er mich angefunkt.“
Varek sieht kurz zu Maya. „Die neuen Rollen und Berechtigungen haben wir für den Testlauf doch gerade erst ausgerollt.“
„Haben Sie Captain Orrek darüber informiert?“, fragt sie.
Varek räuspert sich. „Die MERIDIAN hat das Flottenkommando übernommen. Ich hielt eine zusätzliche Erläuterung der daraus resultierenden Zuständigkeiten für redundant.“
Maya hebt eine Augenbraue. „Das ist logisch. Zumindest so lange alle Beteiligten Vulkanier sind.“
„Übrigens ist der Maschinenmeister nicht der Einzige, der vor einem Problem mit der Vereinheitlichung der Rollen und Regeln steht“, wirft Morten ein. „Wir haben bei uns an Bord auch ein kleines Problem …“
Vier Minuten, die niemand dokumentiert hat
Am Ende der Halle steht der Schutzschild-Generator der MERIDIAN. Drei Stockwerke Stahl, Kabel und Kühlleitungen, umgeben von schmalen Laufstegen. Davor steht eine junge Technikerin an der Konsole und überwacht die Werte.
„Das ist Suri. Sie bedient unseren Schutzschild-Generator“, erklärt Morten.
Maya tritt näher. Über den offiziellen Beschriftungen kleben handgeschriebene Zettel.
„Wozu diese Notizen?“
„Die habe ich nach einem Umbau vor einigen Jahren angebracht. Zwei Regler sitzen seitdem an einer anderen Stelle. Nur die offizielle Beschriftung wurde nie geändert. Im System stehen sie ebenfalls noch in der alten Reihenfolge.“
Maya macht sich eine Notiz. „Und in den letzten Jahren hat niemand mit Ihnen geprüft, ob das Handbuch noch stimmt?“
Suri sieht kurz von der Konsole auf. „Nein, Sie sind die Ersten von da oben, die mich danach fragen.“
Varek legt den neuen Ablauf vor sie. „Beim Signal für den Start des Schutzschilds müssen alle fünf Generatoren unserer neuen Flotte gleichzeitig bereit sein.“
Suri liest die Anweisung und hält kurz darauf inne. „Hier steht, dass wir den Generator dreißig Sekunden vorher starten sollen. Unserer braucht aber vier Minuten, bis das Feld stabil ist.“
„Vier Minuten?“ Varek hebt den Blick.
„Richtig. Wir müssen mit zwei zusätzlichen Kühlkreisen arbeiten. Die brauchen etwas mehr Anlaufzeit.“
Der Vulkanier blickt auf die handgeschriebenen Zettel. „Warum hat uns niemand Bescheid gegeben?“
Suri zuckt mit den Schultern. „Uns hat nie jemand gefragt. Und es lief ja bisher.“
Nicht ohne meine Crew!
Auf der Brücke der MERIDIAN wartet eine Funkanfrage auf Varek. Navara öffnet den Kanal, und Captain Orrek erscheint auf dem Hauptschirm. Er wirkt ungewöhnlich ruhig.
„Steuerung, Regelkurve und Lastverteilung“, sagt er kühl. „Alles Vorgänge, für die mein Maschinenmeister seit zwanzig Jahren zuständig ist. Und plötzlich darf er keinen davon mehr ausführen, ohne dass jemand mit uns darüber gesprochen hat. Sie haben bei uns einen Prozess eingeführt, der auf dem Papier gut aussieht und an Bord nicht funktioniert.“
„Das ist in wenigen Sekunden korrigiert, Captain Orrek“, sagt Varek. „Die Rolle haben wir für die ganze Flotte einheitlich definiert. Sie müssen sie Ihrem Maschinenmeister nur zuweisen.“
„Wissen Sie eigentlich, was alles an dieser Rolle hängt?“, fragt Orrek und beugt sich mit zusammengekniffenen Augen vor.
Varek nickt. „Sie sagten es gerade selbst: Steuerung, Regelkurve, Lastverteilung.“
„Das dachte ich mir“, erwidert Orrek langsam. „Sie haben keine Ahnung!“
Varek holt tief Luft. „Captain Orrek, ich fordere Sie hiermit auf …“
„Moment“, unterbricht ihn Maya und tritt einen Schritt näher an die Konsole. „Wenn ich es richtig sehe, sprechen wir hier gerade nicht über eine einzelne Berechtigung. Captain Orrek kritisiert, dass wir einen Prozess verändert haben, ohne die Menschen einzubeziehen, die damit arbeiten.“
Orrek lehnt sich zurück und nickt. „Sie haben es verstanden“, sagt er.
„Wir hätten die Rollen nicht definieren dürfen, ohne vorher mit den Betroffenen zu sprechen. Unter dem Zeitdruck haben wir genau diesen Schritt übersprungen.“ Maya blickt zu Varek. „Wir holen morgen alle an einen Tisch. Von jedem Schiff kommt eine Person, die für die operative Arbeit zuständig ist. Wir nehmen die Abläufe gemeinsam auf, prüfen die Berechtigungen und entscheiden erst danach, was geändert werden muss.“
Varek senkt kurz den Blick und sagt dann zu Orrek: „Entschuldigen Sie, Captain Orrek. Wir haben über die Köpfe Ihre Crew hinweg entschieden.“
Orrek lässt den Blick über den Hauptschirm wandern. „Die KETHRA zieht sich vorerst aus der Mission zurück.“
Auf der Brücke wird es still. Morten beugt sich zu Varek und zischt: „Ohne die KETHRA schaffen wir es nicht, Proxima-Vier vor dem schwarzen Loch zu schützen.“
„Ich sagte: vorerst“, erwidert Orrek. „Mein Maschinenmeister kommt morgen zu Ihnen an Bord. Wenn er mir meldet, dass man ihm zugehört und seine Hinweise berücksichtigt hat, reden wir weiter.“
Maya nickt. „Morgen früh um acht auf der MERIDIAN. Wir beginnen mit den Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen.“
Orrek sieht die Projektbegleiterin einen Moment lang an und sagt: „Abgemacht.“
Dann beendet er die Übertragung. Auf dem Hauptschirm erscheint wieder das Weltall. Das schwarze Loch nimmt inzwischen einen beträchtlichen Teil der Anzeige ein.
„Noch zwei Tage und drei Stunden“, sagt Morten. „Für den Testlauf morgen fehlen uns jetzt aber die Daten der KETHRA.“
„Keine Panik“, sagt Maya. „Wenn wir morgen die richtigen Leute am Tisch haben, können wir die fehlenden Informationen noch rechtzeitig zusammentragen. Nicht wahr, Commander?“
Doch Varek antwortet nicht. Mit unbewegter Miene betrachtet er das schwarze Loch, das in den vergangenen Stunden stark gewachsen ist und den ersten Planeten von Proxima-Vier bedrohlich nahekommt.
Das Wissen zwischen den Zeilen
Am Abend betritt Varek den Frachtraum, in dem Wilson die Notizen aus dem Archiv der KETHRA sortiert. N3RV steht matt leuchtend daneben und sieht zu.
„Ich war heute auf keinem einzigen Kanal zugeschaltet“, sagt der kleine Roboter zu Varek. „So konnte ich niemanden stören.“
Varek wirft ihm einen langen Seitenblick zu. Dann wendet er sich an Wilson. „Haben Sie etwas Interessantes gefunden?“
Wilson zieht ein Wartungsprotokoll aus einem der Stapel. Auf dem Rand steht ein handschriftlicher Satz: „Alle 40 Stunden Regelkurve prüfen. Bei Drift nachziehen.“
„Diese Information stand nicht in der offiziellen Prozessbeschreibung der KETHRA“, bemerkt N3RV.
„N3RV und ich haben noch weitere Unstimmigkeiten gefunden“, ergänzt Wilson. „Insgesamt vierzehn Hinweise, die nur als Randnotiz vermerkt sind.“
Er hält Varek den Stapel entgegen.
„Bringen Sie diese Dokumente morgen früh um acht mit“, sagt Varek. „Sie kommen zur Besprechung mit den Crewvertretungen dazu.“ Dann sieht er N3RV an. „Du kommst bitte auch.“
Die Anzeige des kleinen Roboters flackert freudig auf. „Ich bin offiziell eingeladen?“
„Du sitzt neben Wilson.“
„Neben Wilson“, wiederholt N3RV andächtig. „Das ist ein guter Platz.“
Wenn der Alltag nicht ins Handbuch passt
Der Fehler, den die MERIDIAN gerade gemacht hat, gehört zu den häufigsten in HR-Projekten: Ein Prozess wird sauber entworfen, dokumentiert und anschließend an die Personen übergeben, die ihn ausführen sollen. Dass diese Personen seit Jahren anders arbeiten und dafür gute Gründe haben, zeigt sich oft erst im Echtbetrieb.
Bei der Einführung von Employee Central entscheidet sich die Akzeptanz früher, als es die meisten Projektpläne vorsehen. Die späteren Anwenderinnen und Anwender sollten nicht erst dann gefragt werden, wenn das System bereits fertig konfiguriert ist. Beteiligung muss beginnen, solange die späteren Nutzenden noch Einfluss darauf nehmen können, wie Prozesse, Rollen und Berechtigungen im System abgebildet werden.
In der Praxis hat es sich bewährt, für jeden betroffenen Bereich benannte Key User festzulegen und ihnen verbindlich Zeit für das Projekt einzuräumen. Sie kennen die Sonderfälle, die in keinem Handbuch stehen. Sie prüfen Rollen und Abläufe gegen den tatsächlichen Arbeitsalltag und werden später zu ersten Ansprechpersonen in ihren Teams.
Worauf es dabei ankommt:
- Prozesse so aufnehmen, wie sie tatsächlich ablaufen.
- Abweichungen hinterfragen, bevor sie abgeschafft werden.
- Vor jeder Rollen- und Berechtigungsentscheidung klären, wer die jeweilige Aufgabe ausführt.
- Key User benennen, ihnen ausreichend Zeit geben und ihre Rückmeldungen sichtbar verarbeiten.
- Wissen sichern, das bisher nur handschriftlich oder mündlich weitergegeben wurde.
- Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag in die Konfiguration und die Tests einfließen lassen.
Xayambe bringt die Personen an einen Tisch, die den Prozess später ausführen, und übersetzt zwischen HR, IT und Fachbereich. Das bedeutet am Anfang vielleicht ein paar Termine mehr, spart jedoch die Korrekturschleifen, die entstehen, wenn ein fertiges System auf eine Realität trifft, die niemand vorher abgefragt hat.
Logbuch, Ende (für heute)
Auf dem Maschinendeck der MERIDIAN kleben handgeschriebene Streifen über den offiziellen Beschriftungen. Im gemeinsamen Ablauf fehlen vier Minuten Vorlauf. Auf der KETHRA darf ein Maschinenmeister drei Vorgänge nicht mehr ausführen, die seit zwanzig Jahren zu seiner Arbeit gehören. Und eine wichtige Information über seinen Generator hat elf Jahre lang als Bleistiftnotiz in einer Pappkiste überlebt.
Während die Liste der offenen Fragen wächst, läuft die Zeit weiter. Noch zwei Tage, bis die Umlaufbahnen von Proxima-Vier durch das schwarze Loch instabil werden.
Die KETHRA befindet sich zwar weiterhin in Reichweite, ist jedoch bereits von ihrer Flottenposition abgerückt.
Kennst du das? Das System weiß genau, wie der Prozess laufen soll. Die Menschen, die ihn jeden Tag ausführen, wissen allerdings, wie er wirklich läuft. Änderungen über ihre Köpfe hinweg kommen deshalb ungefähr so gut an wie ein neues Rollenkonzept ohne passende Berechtigungen. Wann habt ihr zuletzt die gefragt, die es am Ende umsetzen müssen?
