Einmal entmisten – und dann nie wieder Chaos? Klingt so verlockend wie eine Diät ohne Hunger oder ein Business-Lunch, der wirklich nur 30 Minuten dauert.
Funktioniert leider genauso wenig.
Viele Unternehmen begehen denselben Denkfehler: Sie behandeln Datenpflege wie ein Projekt, das irgendwann abgeschlossen ist.Aufräumen – Löschlauf – durchatmen. Und dann?
Nach sechs Monaten ist das System wieder genauso voll wie vorher (mit den nachgerutschten Kartei-Leichen).
Die Wahrheit ist: Eine Datenbereinigung wirkt nur dann nachhaltig, wenn es als Kreislauf gedacht wird.Einmal sauber eingerichtet, steuert SAP ILM automatisch, was mit den Daten nach einer gewissen Zeit passieren soll.
- Welche Daten bekommen welche Frist?
- Welche Löschregel gilt bei welchem Dokumenttyp?
- Wer darf was archivieren – und wie lange?
Das alles passiert nicht auf Zuruf oder im verzweifelten Nachgang einer Datenschutz-Panikattacke – sondern als Teil des laufenden Lebenszyklus. Wie ein gut organisierter Kühlschrank in einer funktionierenden WG: Was abläuft, kommt raus. Was eventuell noch gebraucht wird, bleibt drin.
Zeit für den großen Marie Kondo-Moment deiner Datenlandschaft: „Löst dieser alte Datensatz noch Freude aus? Nein? Dann bedanke dich bei ihm und lass ihn gehen!“
Doch im Vorfeld der Konfiguration eines funktionierendem ILM stellt sich zunächst die Frage: Wer ist eigentlich dafür verantwortlich, dass das alles langfristig auch läuft – und vor allem: miteinander? Zeit, drei Abteilungen zusammenzubringen, die oft aneinander vorbeireden …
